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En este caso, el personal dispone de toda la información al momento y puede llevar a cabo las aprobaciones con mucha más rapidez y facilidad. Las aprobaciones son más fiables gracias a la verificación digital de las facturas, ya que es posible una mejor comprobación, más transparente, de forma que los superiores puedan viasualizar el proceso en cualquier momento sin tener que solicitar una copia de antemano.

El riesgo de emitir facturas sin comprobarlas disminuye drásticamente al pasar a la contabilidad digital. Consejo: La verificación digital y automatizada de las facturas simplifica en gran medida los procesos de aprobación, ya que sólo se necesitan unos pocos clics.

Al mismo tiempo, la carga de trabajo y la satisfacción del empleado se reducen al mínimo porque puede realizar sus tareas de forma más rápida y eficaz con las herramientas adecuadas.

Si un contable o un empleado tiene dudas sobre una factura, los datos y la información necesarios pueden recuperarse y visualizarse en cualquier momento y lugar. Esto aumenta significativamente el flujo de información y los empleados responsables también pueden consultar o aprobar las facturas de esta manera utilizando un smartphone o una tablet.

La ventaja es que ya no hay que invertir tanto tiempo en buscar una informacion, está inmediatamente disponible a través del gestor documental, el procesamiento de facturas digitales y su búsqueda de texto completo.

Un estudio de IDC muestra que los empleados dedican una enorme cantidad de tiempo a procesar, archivar y buscar información en documentos en papel.

IDC calcula que en una empresa con 1. Cuando se emplea la verificación digital de facturas, estas se escanean en papel o se transfieren directamente al sistema las facturas enviadas por correo electrónico. La recepción de la factura debe ser rastreable en todo momento para que el archivado digital pueda realizarse correctamente.

Las facturas electrónicas deben cumplir ciertas condiciones para ser válidas. Para que una factura electrónica sea reconocida por la Agencia Tributaria deben cumplirse los siguientes criterios:. En cuanto las facturas entrantes que se integran en el gestor documental, se pueden iniciar procesos automatizados para comprobar y liberar las facturas.

Consejo: Los buenos gestores documentales ya contienen flujos de trabajo preparados que pueden adaptarse rápidamente a los requisitos de cada empresa. Para ello no es necesario cambiar su organización ya que se adapta a la empresa y ofrece amplias ventajas. Un buen gestor de documentos con procesamiento digital de facturas integrado es fácil de implementar y ofrece inmediatamente mejoras en el flujo de las diversas acciones necesarias para la verificación de facturas.

Diversos estudios revelan que las empresas de todos los tamaños y sectores se benefician enormemente al confiar en el procesamiento digital de las facturas. Al utilizar las facturas electrónicas, el tiempo de entrega entre la recepción y el pago puede reducirse en dos días de media.

Esto permite intercambiar los datos de las facturas recibidas con el sistema ERP o el software de análisis que necesita acceder a los datos de las facturas recibidas.

En este caso tampoco es necesaria la introducción manual. Para tener buen gestor documental, las empresas no necesitan invertir en hardware y software, además de gastos opertaivos de sus propios servidores, por ejemplo.

Hay muchas soluciones disponibles en la nube. A través de una solución denominada Software-as-a-Service SaaS , no tiene que preocuparse de configurar y gestionar los servidores y el software, ya que estas tareas son asumidas por el proveedor de servicios que pone a disposición el gestor.

Consejo: Un sistema de gestión de documentos debe ofrecer la posibilidad de cambiar del centro de datos local a la nube en cualquier momento. Cuando se utilizan sistemas híbridos, se aprovechan las ventajas de ambos mundos. Si la operación se realiza en centros de datos alemanes, la seguridad de los datos está garantizada en cualquier caso.

El paso a cambiarse de facturas en papel a facturas digitales puede dividirse en cuatro etapas diferentes. También representan los pilares básicos con los que se lleva a cabo la tramitación de las facturas digitales. Consejo: En la mayoría de los casos, no es necesario conservar los documentos más tiempo del requerido por la ley.

Borrar manualmente los documentos y destruir las facturas en papel lleva mucho tiempo, ya que es necesario comprobar exactamente cuándo ha expirado el periodo de conservación. Con un gestor documental, este proceso será automático, ya que aquí se registra digitalmente el tiempo de almacenamiento de los documentos.

De este modo, los documentos pueden eliminarse rápida y fácilmente. Las facturas entrantes desempeñan un papel importante para las empresas. La digitalización de las facturas permite ahorrar costes, conservar recursos y descargar a los empleados de tareas innecesarias. Además, existe total transparencia en el procesamiento de las facturas, iy el cumplimiento de la ley vigente.

Una gestión sin papeles es también una contribución eficiente a la protección de la naturaleza y el clima. Casa Carmen ofrece comida mediterránea de alta calidad a un precio justo en más de 30 restaurantes en toda España. La cadena, originaria de Barcelona, apuesta por un concepto de negocio tradicional con una plantilla de más de empleados fijos, es decir, explota las sucursales individuales lejos de los conceptos habituales de franquicia.

El equipo en la administración central, que cuenta con el apoyo de DocuWare desde el año , está compuesto por cuatro personas. El tratamiento manual de las más de 2. Antes, el correo electrónico entrante se supervisaba por un total de tres contables, cada uno de los cuales escogía las facturas de aquellos proveedores para los que era responsable, y transfería manualmente los datos al sistema contable.

A continuación, las facturas en PDF se archivaban una por una en carpetas creadas en el servidor. Debido a la peculiaridad de que en Casa Carmen cada restaurante es legalmente una entidad jurídica independiente, se producían repetidos errores en la transferencia de los datos contables y en el almacenamiento de las facturas.

Por esto se quería automatizar este proceso cuando la empresa decidió cambiar su sistema de contabilidad a Sage. Unas semanas antes, Casa Carmen había invertido ya en un nuevo equipo multifunción de Ricoh, y había comprado la solución DocuWare junto con él.

En un principio, sólo estaba pensado para escanear los albaranes. Sin embargo, la consulta con el Partner Autorizado de DocuWare dejó claro que la solución Cloud también era perfectamente adecuada para la lectura y el archivo automáticos de las facturas entrantes.

En consecuencia, los especialistas en gestión documental se pusieron a trabajar, y configuraron el sistema para su completa integración en Sage. En menos de 30 días, la solución estuvo configurada, probada y plenamente operativa. Hoy, las facturas entrantes se siguen recibiendo en un buzón electrónico, pero se transfieren directamente desde allí a DocuWare, donde se realiza la lectura automática.

En cuestión de segundos, el sistema reconoce todos los datos relevantes para la contabilidad, como la organización del destinatario, el nombre del proveedor, el número de identificación fiscal, la fecha de la factura, los tipos de IVA y todos los importes.

Como DocuWare también organiza el almacenamiento posterior de los documentos, el trabajo de los contables se reduce a la mera comprobación de los datos de lectura y a la asignación de las cuentas contables correspondientes.

Dos veces al día el sistema de gestión documental genera un archivo de exportación con la información recién leída de las facturas. Sage lee esta información y genera todos los asientos contables pertinentes.

Para acceder a los documentos originales más adelante, los empleados hacen uso de la sencilla interfaz de DocuWare. Utilizando diferentes campos de búsqueda, los documentos requeridos aparecen en la pantalla con un sólo clic del ratón.

Un total de siete empleados de la administración central trabajan ya todos los días con la nueva solución de gestión documental.

Gracias a DocuWare, el tratamiento de las facturas recibidas se ha simplificado considerablemente, y se han minimizado las fuentes de error. Como resultado, los empleados tienen más tiempo para otras tareas, algo que se necesita urgentemente en la actual fase de fuerte crecimiento empresarial.

Mientras que en el pasado todos los contables se dedicaban de forma exclusiva a la contabilización manual de las facturas, hoy pueden asumir otras tareas, como la planificación financiera. Al mismo tiempo, a pesar de la fuerte expansión, la empresa pudo prescindir de nuevas contrataciones o de servicios de contabilidad externos, y mantener así los costes estables.

Alrededor de 70 empresas y empleados están detrás del Grupo Rotonda. Las marcas más conocidas de la organización, Magna Casinos y Emotiva. net, operan en el sector recreativo con unos establecimientos en cinco comunidades autónomas.

Otras actividades de la entidad albaceteña están relacionadas con las energías renovables, la explotación agrícola, la comercialización eléctrica y de telefonía, así como con la gestión de patrimonio.

En los últimos años, la empresa se está centrando cada vez más en la transformación digital: un sistema de gestión documental ha automatizado varios procesos en la contabilidad y los recursos humanos. Antes de introducir el nuevo sistema, la empresa lidiaba con mucho papel y tareas manuales.

En la administración, esto supuso una cantidad considerable de trabajo adicional. Un ejemplo son los más de Antes, todos estos albaranes se recogían y se enviaban por valija a la oficina central una vez al mes. Allí, las facturas que se habían recibido antes estaban ya a la espera de entrar en el circuito manual de aprobación.

Dado que los albaranes llegaban todos de golpe, el personal administrativo tenía que procesar un gran número de documentos en muy poco tiempo, lo cual producía repetidamente retrasos e incoherencias en la aprobación y el archivo de las facturas.

Era por ello que Rotonda decidió finalmente introducir un sistema de gestión documental. Se analizaron varias soluciones del mercado en términos de funcionalidad, facilidad de uso, posibles integraciones y precio.

DocuWare se distinguió tras un análisis más detallado del proyecto, que junto con el esquema de solución presentado por el Partner de DocuWare convenció a la empresa. Poco después, los departamentos de contabilidad y de recursos humanos empezaron a utilizar el gestor documental en la nube. Coincidiendo con la implantación de DocuWare a finales de , todos los establecimientos se equiparon con sus propios escáneres.

Hoy, los albaranes digitalizados se transmiten primero a una carpeta de red basada en la nube. Desde allí, DocuWare indexa y almacena los documentos.

Un procedimiento similar se utiliza para las El gestor documental supervisa los buzones de correo y archiva automáticamente las nuevas facturas entrantes. Si los documentos contienen una referencia de entrega, incluso se crea un enlace entre la factura y el albarán.

Esto aumenta la seguridad en el proceso de aprobación, ya que con un simple clic del ratón se pueden comparar las diferentes posiciones de la factura con la entrega real de la mercancía.

Para preparar la contabilización, DocuWare además transfiere toda la información de las facturas al sistema ERP, eliminando así la necesidad de volver a introducir los mismos datos.

También el departamento de recursos humanos hace uso de la solución: todos los nuevos contratos de trabajo, por ejemplo, se firman ya digitalmente.

Para ello, DocuWare proporciona un formulario web que el nuevo empleado puede rellenar desde casa. A continuación, estos datos se transfieren al software de contratación y nóminas donde se crea el contrato de trabajo. En el último paso, DocuWare envía el contrato, listo para ser firmado, al nuevo empleado por correo electrónico; la firma se realiza mediante un servicio de firma digital integrado.

La nueva solución en la nube automatiza muchas de las tareas que antes se realizaban manualmente. Para muchos empleados, DocuWare se ha convertido ya en un socio indispensable en su trabajo diario. Además, el gestor documental incluso crea potencial para nuevas contrataciones al permitir un sólido crecimiento empresarial.

Porque al haber menos papel, los empleados recuperan mucho tiempo, que se invierte en importantes tareas de control. Esto permite al Grupo Rotonda cumplir mejor sus objetivos de crecimiento a largo plazo. La contabilidad digitalizada, aumenta drásticamente su eficiencia ya que muchos procesos pueden ser altamente automatizados con mucha menos intervención humana.

El mejor ejemplo de esto es la facturación electrónica: aquí DocuWare utiliza flujos de trabajo automatizados para garantizar que las facturas entrantes se envíen directamente al lugar correcto para su procesamiento; los errores y las excepciones se detectan automáticamente y se tienen en cuenta las mejores prácticas en el procesamiento de facturas.

Los flujos de trabajo para la tramitación de facturas electrónicas pueden transmitir toda la información importante directamente al programa contable para su posterior procesamiento. Esto garantiza un pago rápido y sin retrasos.

Los plazos de descuento pueden cumplirse sin problemas, y los contables pueden tomar sus decisiones mucho más rápido gracias a los automatismos; así ganan tiempo para sus tareas estratégicas. A pesar de toda la digitalización, los recortes y la pérdida de puestos de trabajo no son un problema para los contables, sobre todo porque siguen teniendo que supervisar los procesos automatizados, establecer los parámetros importantes y decidir sobre los casos especiales.

Dado que los documentos sensibles llegan al sistema contable a diario, la seguridad, la fiabilidad y la integridad de los sistemas digitales son muy importantes, es decir, sistemas de autorización, cortafuegos, antivirus y encriptación de datos en relación con todos los procesos digitales.

DocuWare también recomienda educar al personal en formaciones adecuadas para garantizar la seguridad necesaria. Sólo así la empresa estará en el lado seguro durante las auditorías tras la digitalización de los procesos contables. Gracias al archivado inteligente, todos los datos requeridos pueden transmitirse electrónicamente al auditor o al inspector fiscal de forma rápida y completa en tiempo real.

En el caso de preguntas abiertas sobre un proceso de facturación, basta con echar un vistazo al archivo digital, lo que evita recordatorios y multas; incluso los plazos cortos no son un problema.

DocuWare también ayuda a las empresas contables a cumplir todas las leyes y normativas relativas al archivado de facturas. Los procesos digitales pueden adaptarse con flexibilidad a las normas de auditoría.

Una comprobación automática de datos puede, por ejemplo, verificar todos los datos obligatorios de acuerdo con la legislación vigente, garantizar la notificación en caso de discrepancias y, por tanto, poner de manifiesto todas las facturas que no pueden contabilizarse correctamente.

De este modo, una estrategia de digitalización y Contabilidad 4. Además, la facturación electrónica contribuye al cumplimiento de la ley y a la aplicación de las mejores prácticas en el procesamiento de facturas.

En el siguiente vídeo verá cómo capturar, archivar y recuperar facturas entrantes con DocuWare para el procesamiento de facturas:. Una factura entrante es un documento que recibe una empresa de terceros, es decir, proveedores, concesionarios o prestadores de servicios.

La factura recibida solicita al receptor de la factura que liquide un crédito pendiente. Como la mayoría de los documentos comerciales, las facturas recibidas están sujetas a un periodo de conservación de diez años por razones fiscales.

Este periodo puede ampliarse aún más, por ejemplo, debido a una auditoría externa de las autoridades fiscales o si una transacción comercial no se ha completado dentro del periodo de retención prescrito. Una factura emitida se utiliza para facturar a un cliente por la compra de un producto o el uso de un servicio.

El documento se define para la contabilidad empresarial como la contrapartida de la factura recibida. Una vez introducida la factura y comprobada su veracidad, se contabiliza en la cuenta correspondiente. El departamento de contabilidad muestra las facturas recibidas en el balance como acreedores o pasivos.

Si existe la posibilidad de reducir el importe de una factura mediante un descuento por pronto pago debido a la liquidación de la factura dentro de un plazo determinado, el descuento se realiza con el asiento de regularización mediante un segundo asiento.

La primera entrada de la factura entrante se realiza al recibirla, y la entrada de corrección durante el proceso de pago de la factura.

Al procesar las facturas recibidas, hay que observar y comprobar una serie de detalles. Entre ellos figuran, sobre todo, los nombres y direcciones del emisor y del destinatario, así como la fecha y el número de la factura.

Además, las anotaciones sobre la cantidad de bienes entregados o el alcance del servicio prestado y el número de identificación fiscal o del IVA figuran entre los datos obligatorios de las facturas recibidas. Cuando usted recibe un bien o utiliza un servicio, el proveedor de servicios emite una factura al destinatario del servicio al mismo tiempo o después.

Las facturas que recibe la empresa de terceros contienen, entre otras cosas, el detalle de lo entregado o el tipo de servicio prestado. La tramitación legal de una factura recibida incluye la verificación, la imputación, el pago y el archivado del documento. Descubra cómo empresas de todo el mundo utilizan las soluciones en la nube de DocuWare para mejorar su gestión documental digital, aumentar la eficiencia y reducir los costes.

Para cada factura entrante, registre datos clave automáticamente como por ejemplo proveedor, número de pedido, impuestos, totales, etc.

Envíe facturas para su aprobación con recordatorios de correo electrónico automáticos. Nunca pierda otra factura, elimine facturas fraudulentas y mantenga los pagos a proveedores a tiempo.

Aprende más. Digitalice y centralice los registros de recursos humanos de todos los empleados, incluidos los currículos y credenciales, formularios de incorporación, documentos de impuestos, informes de rendimiento y mucho más.

Mejorado con flujos de trabajo de recursos humanos clave, es un conjunto de herramientas integral para equipos de recursos humanos. Cuando los clientes consultan análisis comparativos, reseñas e información sobre los productos en línea antes de realizar una compra, normalmente se fijan en sus ventas a la hora de tomar la decisión.

Esto exige un acceso inmediato a información fundamental y unos procesos sencillos para ofrecer experiencias de cliente extraordinarias. A principios de este mismo año, la propia casa de apuestas y casino online Codere comunicó haber sufrido un ciberataque en el que les sustrajeron No ha sido la primera.

Otras como Pokerstars, poker, Winamax o PartyPoker han experimentado también asaltos, la mayoría de ellos más relacionados con ataques DDoS -desconexiones causadas por sobrecarga del servicio que interrumpen el servicio, molestan a los jugadores, causan reclamaciones millonarias y crean desconfianza-.

Se trata de un negocio, por supuesto, legal y regulado por la Dirección General de Ordenación del Juego DGOJ , que también gestiona y concede licencias también tanto a las organizaciones locales como a las organizaciones internacionales. Y a medida que la cuota de mercado crece -se calcula que el sector del iGaming generará una tasa de ingresos internacional de casi Aunque casi siempre se piensa en lo que el usuario puede perder -fraude, manipulación de las apuestas o robo efectivo- lo cierto es que las empresas de este sector son también especialmente vulnerables.

Podríamos diferenciar entre dos tipos fundamentales de riesgos a los que se enfrentan las empresas de juego online. Esto significa que pueden prácticamente llegar a funcionar como una empresa, con su jerarquía y sus ingenieros informáticos dedicados en cuerpo y alma a investigar e innovar acerca de nuevos desarrollos tecnológicos, fallos en la configuración o defectos de los sistemas.

Un ataque específico de las empresas de juego online que consiste en crear una multitud de cuentas falsas para influir en el juego -ganando, perdiendo, subiendo o bajando las apuestas, etc. El Chip dumping es una variante de este sistema que suele darse más específicamente en las mesas de poker.

Software espía Mediante la utilización de software o hardware que puede registrar las pulsaciones de los usuarios para averiguar sus contraseñas y entrar de ese modo en el sistema.

Cuando el software o firmware tienen agujeros de seguridad, los atacantes pueden detectarlos y utilizarlos para acceder al sistema y realizar lo que se conoce como Denegación de Servicio DoS o Denegación de servicio distribuida DDoS.

Se trata, en definitiva, de conseguir que el servidor deje de funcionar provocando la interrupción del servicio. El fin suele ser chantajear a la compañía. El hackeo a una cuenta legítima de la empresa puede ser de un directivo o de cualquier otro trabajador no sólo da acceso a los atacantes a los sistemas y archivos internos, sino que les permite realizar acciones como la emisión de facturas falsas, las comunicaciones internas, los cambios en los términos y condiciones, etc.

No por conocido es menos recurrente y dañino. Mensajes de aspecto legítimo enviados a discreción para redirigir a los usuarios a sitios fraudulentos y poder captar sus credenciales y robarles a título particular o bien, como apuntábamos, acceder a la empresa de manera supuestamente legal.

Ataques de inyección SQL Los atacantes pueden acceder al sistema a través de la captación de las credenciales de los usuarios o de cualquier otra información del servidor y, una vez dentro, manipular, extraer o destrozar los sistemas. Un ciberataque contra una empresa de juego online le supone un importante problema de reputación : a la desconfianza del usuario se suman las dudas sobre si su dinero estará seguro en próximas ocasiones, y puede suponer una desbandada de clientes hacia otras plataformas de la competencia, una oleada de malas valoraciones y hasta pérdida de patrocinadores.

Pero por supuesto, el perjuicio económico suele ser el problema más inmediato. Además del posible robo directo a las arcas de la compañía -la banca pierde, en este caso-, la compañía tendrá el deber de indemnizar a los usuarios que puedan haber sufrido la caída del servicio o incidencias directas.

Y a todo ello se suma el precioso tiempo y recursos, tanto de personal como de nuevos dispositivos y sistemas, que han de dedicarse a la investigación, parcheado, resolución y restablecimiento del servicio posterior. Todo ello sin contar en posibles multas por filtraciones de datos personales, descubiertos o mala praxis en que se podría haber incurrido.

Un ciberataque contra una empresa de juego online le supone un importante problema de reputación: a la desconfianza del usuario se suman las dudas sobre si su dinero estará seguro en próximas ocasiones, y puede suponer una desbandada de clientes hacia otras plataformas de la competencia, una oleada de malas valoraciones y hasta pérdida de patrocinadores.

Además de la vigilancia y los protocolos de seguridad, ya sea física o cibernética no olvidemos los ataques contra los servidores, en caso de conocerse su ubicación , las compañías de juego online deben permanecer completa y constantemente actualizadas.

El ciberexperto de Panda Security señala algunos de los pasos que no deben pasarse por alto:. Panda Security es una empresa especializada en la creación de productos de seguridad para endpoints que son parte del portfolio de soluciones de seguridad IT de WatchGuard.

Centrada inicialmente en la creación de software antivirus, la compañía ha ampliado sus objetivos expandiendo su línea de negocio hacia los servicios de ciberseguridad avanzada con tecnologías para la prevención del cibercrimen. Tu dirección de correo electrónico no será publicada.

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DocuWare también recomienda educar al personal en formaciones adecuadas para garantizar la seguridad necesaria. Sólo así la empresa estará en el lado seguro durante las auditorías tras la digitalización de los procesos contables. Gracias al archivado inteligente, todos los datos requeridos pueden transmitirse electrónicamente al auditor o al inspector fiscal de forma rápida y completa en tiempo real.

En el caso de preguntas abiertas sobre un proceso de facturación, basta con echar un vistazo al archivo digital, lo que evita recordatorios y multas; incluso los plazos cortos no son un problema.

DocuWare también ayuda a las empresas contables a cumplir todas las leyes y normativas relativas al archivado de facturas.

Los procesos digitales pueden adaptarse con flexibilidad a las normas de auditoría. Una comprobación automática de datos puede, por ejemplo, verificar todos los datos obligatorios de acuerdo con la legislación vigente, garantizar la notificación en caso de discrepancias y, por tanto, poner de manifiesto todas las facturas que no pueden contabilizarse correctamente.

De este modo, una estrategia de digitalización y Contabilidad 4. Además, la facturación electrónica contribuye al cumplimiento de la ley y a la aplicación de las mejores prácticas en el procesamiento de facturas. En el siguiente vídeo verá cómo capturar, archivar y recuperar facturas entrantes con DocuWare para el procesamiento de facturas:.

Una factura entrante es un documento que recibe una empresa de terceros, es decir, proveedores, concesionarios o prestadores de servicios.

La factura recibida solicita al receptor de la factura que liquide un crédito pendiente. Como la mayoría de los documentos comerciales, las facturas recibidas están sujetas a un periodo de conservación de diez años por razones fiscales.

Este periodo puede ampliarse aún más, por ejemplo, debido a una auditoría externa de las autoridades fiscales o si una transacción comercial no se ha completado dentro del periodo de retención prescrito.

Una factura emitida se utiliza para facturar a un cliente por la compra de un producto o el uso de un servicio. El documento se define para la contabilidad empresarial como la contrapartida de la factura recibida.

Una vez introducida la factura y comprobada su veracidad, se contabiliza en la cuenta correspondiente. El departamento de contabilidad muestra las facturas recibidas en el balance como acreedores o pasivos. Si existe la posibilidad de reducir el importe de una factura mediante un descuento por pronto pago debido a la liquidación de la factura dentro de un plazo determinado, el descuento se realiza con el asiento de regularización mediante un segundo asiento.

La primera entrada de la factura entrante se realiza al recibirla, y la entrada de corrección durante el proceso de pago de la factura.

Al procesar las facturas recibidas, hay que observar y comprobar una serie de detalles. Entre ellos figuran, sobre todo, los nombres y direcciones del emisor y del destinatario, así como la fecha y el número de la factura. Además, las anotaciones sobre la cantidad de bienes entregados o el alcance del servicio prestado y el número de identificación fiscal o del IVA figuran entre los datos obligatorios de las facturas recibidas.

Cuando usted recibe un bien o utiliza un servicio, el proveedor de servicios emite una factura al destinatario del servicio al mismo tiempo o después. Las facturas que recibe la empresa de terceros contienen, entre otras cosas, el detalle de lo entregado o el tipo de servicio prestado.

La tramitación legal de una factura recibida incluye la verificación, la imputación, el pago y el archivado del documento. Descubra cómo empresas de todo el mundo utilizan las soluciones en la nube de DocuWare para mejorar su gestión documental digital, aumentar la eficiencia y reducir los costes.

Para cada factura entrante, registre datos clave automáticamente como por ejemplo proveedor, número de pedido, impuestos, totales, etc. Envíe facturas para su aprobación con recordatorios de correo electrónico automáticos.

Nunca pierda otra factura, elimine facturas fraudulentas y mantenga los pagos a proveedores a tiempo. Aprende más. Digitalice y centralice los registros de recursos humanos de todos los empleados, incluidos los currículos y credenciales, formularios de incorporación, documentos de impuestos, informes de rendimiento y mucho más.

Mejorado con flujos de trabajo de recursos humanos clave, es un conjunto de herramientas integral para equipos de recursos humanos.

Cuando los clientes consultan análisis comparativos, reseñas e información sobre los productos en línea antes de realizar una compra, normalmente se fijan en sus ventas a la hora de tomar la decisión. Esto exige un acceso inmediato a información fundamental y unos procesos sencillos para ofrecer experiencias de cliente extraordinarias.

Digitalizar documentos en papel y adjuntar metadatos detallados para ayudar a controlar el acceso, encontrar información precisa sobre los clientes y eliminar datos a petición. Procesamiento de Facturas Casi todo lo que debe saber. A continuación respondemos a las preguntas más comunes acerca del procesamiento de facturas: ¿Cuál es la diferencia entre una factura entrante y una factura emitida?

El éxito de nuestros clientes, es el nuestro. Preguntas frecuentes sobre las facturas entrantes. Factura entrante y saliente: la diferencia Cuando se gestionan las facturas y se utiliza un sistema de gestión documental para su gestión automatizada, la definición de las facturas entrantes y salientes desempeña naturalmente un papel importante.

Comprobación de facturas entrantes Cuando la empresa recibe una factura, debe comprobarla de forma objetiva, contable y fiscal. Observar los datos obligatorios de las facturas entrantes Las facturas deben cumplir ciertos criterios.

Los datos obligatorios de las facturas se recogen, por ejemplo, en la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, y deben contener al menos los siguientes datos: Nombre completo y dirección del comerciante proveedor y del destinatario de los servicios.

Número de identificación fiscal o de IVA. Fecha de emisión de la factura. Número de factura. Cantidad y descripción de los productos suministrados o el tipo y alcance del servicio. Fecha de entrega o servicio. Importes desglosados según los tipos impositivos y las exenciones.

Reducciones acordadas en el importe de la factura. Importe del impuesto y, en su caso, referencia a la exención fiscal. Referencia a la cuota tributaria del destinatario del servicio.

Estos datos deben estar disponibles tanto en las facturas en papel como en las digitales. Si se descubren errores al comprobar las facturas entrantes, las mismas no deben ser procesadas, hasta tanto no se contacte a la empresa emisora de la factura y solicitar una versión corregida.

Lo ideal es detectar las facturas recibidas incorrectas antes de contabilizarlas. Si, por el contrario, las facturas ya se han contabilizado, habrá que anular, y por supuesto, realizar los asientos contables correspondientes.

Estos son algunos de los errores más comunes en las facturas recibidas:. Evite problemas por facturas recibidas incorrectas con la Agencia Tributaria. Ventajas de la gestión digital de las facturas Las revisiones de facturas son procesos complejos que deben llevarse a cabo de forma minuciosa y rápida al mismo tiempo.

Si las empresas utilizan el procesamiento digital de facturas, obtienen varias ventajas: El proceso comienza con la recepción de la factura.

En este caso, la factura se recibe ya en forma digital como factura electrónica o se escanea en la empresa. Un sistema de gestión documental indexa las facturas y reconoce todos los campos automáticamente, éstos se asignan al momento, para evitar errores durante la introducción manual.

La factura se almacena entonces en el gestor documental. A partir de ese momento, la factura digital está disponible en el sistema informático y puede ser consultada por todos los empleados autorizados. Esto también facilita la búsqueda del documento.

Un ejemplo del proceso de tramitación de facturas: Una consultora de investigación ha publicado un estudio que demuestra que tramitar una factura en papel cuesta casi 20 euros. Además, la digitalización de las facturas tiene otras muchas ventajas: La tramitación rápida y automatizada de las facturas aumenta la fiabilidad a la hora de trabajar con los proveedores.

Esto beneficia la relación con los proveedores, ya que las facturas se pagan con mayor rapidez y fiabilidad. Además, los supervisores y los empleados autorizados pueden controlar y seguir los procesos completos en cualquier momento. Si los empleados se ausentan por enfermedad o vacaciones, los procesos automatizados pueden compensarlo.

Otra ventaja es que se evitan las copias e impresiones en papel. El archivado también es más fácil porque no son necesarias las carpetas físicas. Se ahorra en material de oficina y espacio, ya que se gestiona de forma totalmente digital.

Básicamente, todos los procesos en papel se sustituyen por la gestión digital de las facturas. Las aprobaciones son más fiables gracias a la comprobación digital Especialmente en tiempos complicados, o cuando los empleados están ocupados, puede ocurrir que las facturas se "pasen" rápidamente porque no hay tiempo o información suficiente para una comprobación más detallada.

Información disponible en todo momento Si un contable o un empleado tiene dudas sobre una factura, los datos y la información necesarios pueden recuperarse y visualizarse en cualquier momento y lugar. Los documentos en papel generan costes y ponen en peligro su seguridad Si un contable o un empleado tiene dudas sobre una factura, los datos y la información necesarios pueden recuperarse y visualizarse en cualquier momento y lugar.

Uso de facturas electrónicas Cuando se emplea la verificación digital de facturas, estas se escanean en papel o se transfieren directamente al sistema las facturas enviadas por correo electrónico.

Las facturas electrónicas que recibe la empresa a través del correo electrónico deben contener la misma información obligatoria que las facturas en papel. Es importante que las facturas disponibles en formato electrónico también se almacenen y archiven digitalmente. Esta es la tarea de un gestor documental, además las facturas se archivrán en exactamente igual que el formato original.

Según la obligación de conservación, los documentos comerciales deben conservarse durante al menos 10 años. Condiciones para que la facturación electrónica sea válida La recepción de la factura debe ser rastreable en todo momento para que el archivado digital pueda realizarse correctamente.

Para que una factura electrónica sea reconocida por la Agencia Tributaria deben cumplirse los siguientes criterios: Cumplimiento de todos los requisitos legales. Autenticidad de origen, por ejemplo mediante una firma. Integridad del contenido.

Los gestores documentales también están disponbles en la nube Para tener buen gestor documental, las empresas no necesitan invertir en hardware y software, además de gastos opertaivos de sus propios servidores, por ejemplo.

Pasos para cambiarse a las facturas digitales El paso a cambiarse de facturas en papel a facturas digitales puede dividirse en cuatro etapas diferentes. En cuanto la empresa recibe las facturas electrónicas por correo, éstas son incluidas en el gestor documental.

Existencia de un plan de toma de decisiones en compras, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información del juego online. Security incident management. Procedimientos de actuación ante incidentes de seguridad, incluyendo comunicación a terceras partes, impactos, etc.

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